为规范基金会档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，特制定本制度。
一、基金会在工作、活动中形成的全部文件（包括收文发文底稿、会议记录、图表、照片、影片、录音、录像的发展规划、财务审计、会计档案、劳动工资、人事档案、协议、合同、项目方案等）均应作为档案材料，交档案管理员统一管理。档案材料应一式3份，于活动结束后1周内送档案管理员存档。
二、基金会的档案管理由秘书处指定1名工作人员为档案管理员，专门负责。
三、 档案管理员负责保证基金会的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
四、 基金会的归档资料实行“月度归档”及“年度归档”制度，即：次月月初进行上月的档案材料的整理和初步归档分类。每年的一月，为基金会档案材料年度归档期，将对上一年度的档案材料在月度归档的基础上，进行细化分类，对具有参考价值和留存意义的资料进行归档保存。
五、在档案材料归档期，由档案管理员分别向基金会全体工作人员收集应该归档的原始资料。全体工作人员应积极配合与支持。凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。如有专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡秘密以上级的文件必须把原件放入档案室。
六、基金会档案材料的分类参照《共青团重庆市委档案管理制度》执行。
七、基金会秘书处工作人员调阅一般档案材料，均应由使用者办理登记、借取、退还手续；其他外单位借阅材料，需持有该单位介绍信。秘密及以上的档案材料，未经秘书长批准不得借阅。
八、档案材料如需翻阅、复制或公开引用、展览出版，事先均应取得秘书处批准。抄录、复印档案材料，需经秘书处批准，抄录、复印的档案材料需经秘书处有关人员核对。
九、调阅档案材料必须严格履行手续。调阅期限一般为7天至15天，期满后必须按时退还；如需继续使用，调阅人员说明理由，再行续借。
十、调阅人员对所调阅的档案材料应严加保护，注意保密，未经允许，不得转借、拆卷或修改；调阅的档案材料如有遗失，应立即报告秘书处，对遗失的档案材料所造成的损失，调阅者应负全部责任。
十一、调阅的档案材料退还时，档案管理人员和调阅人员应当面查对清楚，并在借阅登记本上注销。
十二、档案的销毁。基金会任何个人未经允许不得销毁档案材料。当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《基金会档案材料销毁审批表》交秘书长审核批准后执行。
十三、凡属于密级的档案材料必须由理事长批准方可销毁；一般的档案材料，由秘书长批准后方可销毁。经批准销毁的基金会档案，档案管理员必须认真核对，将批准的《基金会档案材料销毁审批表》和将要销毁的档案材料做好登记并归档。登记表永久保存。在销毁档案材料时，必须由秘书长指定专人监督销毁。
